Guia Para Implementação de Ferramentas de Gestão de Projetos

Artigo publicado no site da Revista Mundo PM
www.mundopm.com.br

Existem no mercado diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas antes de adotar uma como padrão é aconselhável conhecer os seus recursos tecnológicos, limitações, custos, formas de licenciamento, benefícios e confrontá-los com as reais necessidades de sua implementação.

Este artigo pretende apoiar o leitor no processo de decisão e alertá-lo dos principais pontos de atenção que devem ser considerados na escolha e na implementação de uma ferramenta de gestão de projetos. Não pretendo esgotar o assunto, até porque a evolução e benefícios dessas ferramentas mudam consideravelmente de uma versão para outra, de um ano para o outro, e de acordo com as tendências do mercado. Espero fornecer através deste guia o caminho das pedras do que deve ser considerado em projetos de implementação de ferramentas de gestão de projetos baseado nas tecnologias e recursos que estão disponíveis atualmente.

Abordarei também algumas características dos projetos de implementação dessas ferramentas, bem como a equipe típica – perfil de profissionais tanto do cliente quanto da empresa contratada – que devem ser alocados para proporcionar uma implementação de sucesso. E para finalizar uma breve lista das principais ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado.

Pontos de Atenção – Tecnologias, Recursos e Benefícios

No processo de escolha de uma ferramenta de gestão de projetos você deve levar em conta alguns recursos, tais como:

A ferramenta de gerenciamento de projetos deve aproveitar o máximo das tecnologias de rede e dos servidores banco de dados. Com a tecnologia de rede todos os interessados pelo projeto podem acessar remotamente a mesma informação ou informações diferentes ao mesmo tempo. Isso garante o compartilhamento dos recursos e otimiza o tempo e o deslocamento das pessoas para obterem tais informações. Já os servidores de banco de dados permitem o armazenamento das informações dos projetos de forma centralizada e mais segura. Ao invés de utilizarmos aquela profusão de arquivos que nem sempre temos a garantia de estarem atualizados, armazenamos dados consistentes nestes servidores, os quais estão organizados em forma de tabelas inter-relacionadas, dando uma roupagem mais consistente para as informações, permitindo pesquisá-las de maneira mais rápida para extrairmos de lá exatamente o que queremos saber. A base de dados deve ser única e integrada.
Deve ter uma interface amigável e utilizar também acessos via browser, tipo Internet Explorer ou Netscape, dando uma visibilidade (transparência) maior dos projetos para todos os interessados.
Cadastro de usuários integrado com os usuários da rede. Neste cadastro deve ser possível determinar o perfil de cada usuário, informando o que ele poderá ou não acessar na base de dados dos projetos.
Criação de políticas de segurança para serem aplicadas para grupos de usuários.
Administração e configuração dos servidores através de uma central web.
Integração ou a possibilidade de se integrar com as informações dos setores Financeiro, Contábil e Suprimentos/Compras da organização ou com aplicações do tipo SAP R/3 e seus módulos (MM, FI, HR, CO, etc).
Possibilidade de automatizar os templates da metodologia de gerenciamento de projetos através do preenchimento das informações em formulários via web.
Criação automática de um site do projeto onde todas as informações podem ser armazenadas e centralizadas, bem como disponibilizar e gerenciar toda documentação do projeto a partir do site do projeto (inclusive com controle de versão de documentos). No site do projeto deve ter seções de anúncios, eventos, gereciamento de riscos, gerenciamento de pontos de atenção, armazenamento de fotos do projeto, grupos de discussões, blogs, pesquisas de opiniões, links, lixeira para recuperação de informações excluídas no site do projeto e uma busca de conteúdos. Além disso, a ferramenta deve permitir habilitar no site do projeto um sistema de alerta para que os usuários sejam informados via e-mail sobre todas as modificações, inclusões e exclusões de conteúdos (rastreabilidade).
Elaboração e visualização da Estrutura analítica de dados (WBS) do projeto.
Alocação nominal de recursos nas tarefas através de um Pool de Recursos. Estes recursos são armazenados no banco de dados e devem ser os mesmos usuários da rede.
Envio automático de mensagens e alertas para acompanhamento das tarefas dos cronogramas, onde os recursos alocados poderão informar e acompanhar o avanço físico das mesmas, bem como serem avisados via web e via e-mail das tarefas que estão em atraso ou das tarefas que já deveriam iniciar e que ainda não iniciaram. A freqüência do envio dos alertas deve ser configurada pelo próprio usuário.
A ferramenta deve oferecer também um processo formal de aceite ou rejeição pelo gerente do projeto dos avanços físicos dos recursos alocados nas tarefas dos cronogramas.
Acesso ao cronograma do projeto via web e a possibilidade de vincular riscos, documentos e pontos de atenção às tarefas do cronograma.
A ferramenta deve oferecer o recurso de Análise de Valor Agregado (EVA), bem como exibir graficamente as Curvas-S dos projetos.
Time Sheet (Apontamento de Horas) por parte dos recursos alocados nos cronogramas dos projetos.
Fornecer diversos relatórios de acompanhamento do projeto, os quais também possam ser parametrizados pelo próprio usuário.
Acesso ao site do projeto, bem como ao cronograma e todas as funcionalidades de apontamento das horas via intranet e Internet.
Módulo de gerenciamento de portfólio de projetos. Os usuários deste módulo são os executivos e tomadores de decisões, analistas de portfólios, a equipe do escritório de projetos, gerentes de programas e gerentes de projetos. Com o gerenciamento de portfólios é possível identificar, selecionar, gerenciar e implementar os portfólios que melhor estão alinhados com as estratégias de negócios das empresas. Estes módulos dão aos executivos uma maior visibilidade, insights e controle através de seus projetos, programas e portfólios. Este módulo conta também com um painel de controle executivo, com indicadores de desempenho e gráficos variados.

Características de Um Projeto de Implementação de Ferramentas de Gestão de Projetos

A implementação de uma ferramenta de gestão de projetos deve ser conduzida como um projeto, com início, meio e fim. Todas as áreas do conhecimento com seus processos, entradas, ferramentas e técnicas e saídas podem e devem ser utilizados para gerenciar um projeto dessa natureza.

A iniciativa de implementação de uma ferramenta de gestão de projetos pode começar isoladamente num setor da organização. Mas o interessante é logo no início termos a percepção de que essas ferramentas fornecem uma gama de recursos para serem utilizadas por todos os setores da organização e por um amplo público de usuários das mais diferentes funções organizacionais. Estas ferramentas normalmente fornecem o cadastramento de perfis de usuários, os quais podem acessar e visualizar informações diferentes dos projetos e pertinentes a sua função dentro da organização.

Um projeto de implementação de ferramentas de gestão de projetos pode conter fases como a pré venda do fornecedor, onde são apresentadas as funcionalidades e benefícios da ferramenta e estabelecendo as bases comerciais de contratação dos serviços de implementação e as formas de licenciamento da solução. Nesta fase quanto mais pessoas você puder envolver será melhor. No próximo tópico do artigo cito alguns perfis que devem estar presentes na equipe típica de um projeto de implementação de ferramentas de gestão de projetos, tanto do lado do cliente quanto do lado da empresa contratada.

Na seqüência pode haver uma fase de análise de requisitos, onde são identificadas as necessidades dos usuários, o entendimento do negócio da empresa, bem como o conhecimento dos processos atuais de gerenciamento de projetos e as melhorias com a implementação da ferramenta. Aqui vale uma dica no momento de escolher uma ferramenta de gestão de projetos: a ferramenta é que deve se adaptar ao máximo aos processos atuais de gerenciamento de projetos da sua empresa e não ao contrário. As ferramentas atuais são projetadas para serem parametrizadas e customizadas através de configurações e desenvolvimento de sistemas. Logo nas fases inciais você deve identificar quais serão as customizações a adaptações necessárias para que a ferramenta atenda as suas necessidades atuais e futuras.

Depois vem a fase do projeto piloto, onde normalmente se instala um ambiente default do tipo sand box, migra-se um projeto fictício para o banco de dados onde o usuário poderá testar a vontade as funcionalidades e perceber os benefícios e recursos da ferramenta. Nesta fase é importante haver também um treinamento básico das funcionalidades default da ferramenta para um grupo de pessoas com pelo menos um representante de cada setor envolvido na implementação.

De posse dos requisitos documentados e validados pelos usuários e áreas envolvidas, configura-se o ambiente com as parametrizações e são implementadas todas as customizações necessárias para entrar em ambiente de produção, para onde são migrados todos os projetos atuais e futuros para o banco de dados. É aconselhável que essa fase seja assistida por uma equipe de consultores por algum período para dirimir dúvidas até que os usuários se sintam seguros para utilizar a ferramenta conforme eles mesmos especificaram. Após a implementação é conveniente que sejam alocadas em tempo integral pelo menos duas pessoas para administrar e dar suporte na ferramenta, sendo uma pessoa da parte do cliente e outra da parte da empresa que implementou a solução. Durante a implementação você deve fomentar treinamentos específicos de administração e de suporte para usuários da sua organização.

Mas antes de optar pela contratação de empresas especializadas para implementar a ferramenta de gestão de projetos escolhida é necessário fazer algumas perguntas: será que o software de gestão de projetos que já temos desenvolvido internamente não poderia ser melhorado? Será que temos na nossa empresa e conseguimos reunir em tempo integral as pessoas com a capacitação necessária para implementar uma solução informatizada de gerenciamento de projetos? É uma iniciativa muito saudável quando valorizamos a prata da casa e lançamos um desafio para eles. Caso a resposta a esta pergunta seja negativa, então você deve contratar mesmo uma consultoria especializada no assunto e de preferência que seja parceira certificada e credenciada dos fornecedores e com cases de sucesso onde você possa ir até lá, visitar o site e obter do cliente o nível de satisfação e quais foram os ganhos percebidos após a implementação.

Equipe Típica de um Projeto de Implementação de Ferramentas de Gestão de Projetos

Uma equipe típica para tais implementações deve conter representantes dos dois lados: do cliente e da empresa contratatda para fazer a implementação. Do lado do cliente é necessário em primeiro lugar obter um suporte formal da alta gerência e de um patrocinador com bala na agulha. Tanto a alta gerência quanto o patrocinador devem ter conchecimentos prévios e aprofundados dos recursos e benefícios de tais ferramentas. Você pode obter essas informações de pelo menos quatro maneiras: 1) acesse ao site das empresas provedoras das ferramentas de gestão de projetos e leia o máximo que você puder sobre o assunto e observe a quantidade de informação que elas oferecem em seus sites, principalmente no quesito suporte, forums e blogs; 2) comente com colegas de outras empresas que você está em processo de escolha de uma ferramenta de gestão de projetos e peça a opinião deles; 3) ou entre em contato com as empresas especializadas na implementação de ferramentas de gestão de projetos e solicite uma visita para demonstração dos recursos tecnológicos, benefícios e forma de licenciamento; 4) Consulte a pesquisa do Gartner para avaliar os pontos fortes e fracos das ferramentas. Ainda do lado do cliente deve ser envolvida pelo menos uma pessoa da equipe de planejamento dos projetos que conhecem a fundo o ciclo de vida dos projetos da organização bem como os produtos que os mesmos geram. Seria interessante também contar com pelo menos uma pessoa do escritório de projetos (metodologia), uma pessoa do planejamento estratégico da empresa (gestão de portfolio de projetos) e outra pessoa do RH ou Gestão de Mudanças para se envolverem no processo de implementação. Precisamos olhar para a implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos de forma corporativa e identificar o impacto e os benefícios que serão percebidos em cada setor estratégico da organização. E para compor a equipe do cliente você deve designar um gerente de projeto ou facilitador entre a sua empresa e a empresa contratada para fazer a implementação.

Do lado da consultoria especializada na implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos serão necessárias algumas pessoas com os seguintes perfis: o gerente de projeto que deve atuar tanto como analista de negócios que conhece o negócio do cliente para que as devidas adaptações sejam feitas na ferramenta e como gerente de projeto com conhecimento técnico e amplo da solução e seus benefícios; um gerente de contas para cuidar do relacionamento com o cliente; um profissional de infra-estrutura de rede que será responsável pela instalação dos servidores e configuração das políticas de segurança; outro especializado em servidores de banco de dados que poderá trabalhar em conjunto com pelo menos dois recursos de desenvolvimento em Java ou em .NET para fazerem as devidas customizações. E para compor a equipe da empresa contratada você deverá contar com profissionais especializados em treinamento de usuários. Estes treinamentos devem ser negociados com o pessoal do RH ou da Gestão de Mudanças e serem adaptados de forma prática para utilização imediata da solução.

Players do Mercado – Fornecedores de Ferramentas de Gerenciamento de Projeto

Existem institutos de pesquisas que fornecem estudos comparativos, análises e tendências de mercado em relação às soluções de tecnologia da informação nas áreas de software, hardware e serviços. A maioria dessas pesquisas está disponível para aquisição através dos sites como o Gartner, referência internacional de TI, que dever ser sempre consultado no momento de avaliar as futuras soluções nas áreas supracitadas.  Cada área é segmentada, por exemplo, Software: Aplicações e Infra-estrutura. As pesquisas são divididas em mercado, tópicos e indústrias e podem ser facilmente localizadas no site. Este tópico do artigo tem como base as informações disponíveis no “Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management, 2007”.

O estudo do Gartner está dividido nos seguintes tópicos: Market Overview, Market Definition/Description, Inclusion and Exclusion Criteria, Evaluation Criteria, Leaders, Challengers, Visionaries, Niche Players, Vendor Strengths and Cautions. O estudo fornece, conforme um dos tópicos acima, uma análise imparcial apontando os pontos fortes e fracos de cada ferramenta.

No quadrante “Leaders” deste estudo feito por especialistas estão os seguintes players do mercado: CA Clarity, Primavera Systems, HP PPM, Microsoft Project, Planview e Compuware. São as empresas líderes de mercado até o ano de 2007 que fornecem soluções e ferramentas de gestão de projetos. Confira abaixo no mapa mental as outras empresas nos respectivos quadrantes.

A cada ano é realizada uma nova pesquisa, onde as empresas do quadrante Challengers podem migrar para o quadrante Leaders ou empresas do quadrande Niche Players podem figurar no quadrante Visionares no próximo ano. A escolha de uma ferramenta de gestão de projetos deve levar em consideração o ano da pesquisa do Garner e o ano em que a mesma será implementada.

Conclusão

Com o advento das novas ferramentas de gestão de projetos, os aplicativos que continuam armazenando seus arquivos em drives locais e que não utilizam recursos tecnológicos como a rede, os servidores de banco de dados e as interfaces Web poderão passar por sérias dificuldades para se manterem no mercado, que já sinalizou os benefícios de se utilizar tais tecnologias. As empresas que adotarem essas ferramentas sairão à frente das outras e com certeza serão mais competivas, pois terão nas mãos mais do que uma ferramenta de gestão de projetos, poderão contar com um sistema de informação de gestão de projetos para tomada decisões. Afinal, em minha opinião, gestão de projetos signifca gestão da informação!