Campos Personalizados no Project

Por Marconi Fábio Vieira
PMP, MVP em Project

Imagine um cronograma com milhares de tarefas? Agora imagine encontrar uma determinada tarefa no meio deste emaranhado de informações.

O Project tem um recurso que se chama Campos personalizados. Este campo personalizado pode ser inserido no seu cronograma com intuito de agrupar tarefas pertencentes a mesma disciplina. Dessa forma você pode, por exemplo, verificar num cronograma de milhares de linhas somente aquelas que lhe interessar, através do filtro de um ou vários campos personalizados.

Num projeto que trabalhei recentemente utilizamos vários campos personalizados, dentre eles três campos chamados Disciplina, Equipamento e TAG, que nos ajudavam muito na rápida localização de tarefas e principalmente do sequenciamento delas no decorrer de todo o cronograma. Era um projeto que envolvia a construção de unidades de processo na indústria petroquímica e havia muitas interfaces com disciplinas de engenharia e outras como Processo, Civil, Elétrica, Instrumentação, Planejamento, Máquinas, Projeto, Suprimentos, Construção e Montagem, Condicionamento, Pré-Operação e Partida.

Na prática tínhamos uma sequencia de tarefas que eram específicas para os equipamentos que seriam montados para a unidade de processo, por exemplo, um compressor. Uma das primeiras tarefas seria a obtenção do projeto deste equipamento com as especificações e desenhos do fabricante do mesmo, após aprovados o setor de suprimentos vai gerenciar a compra deste equipamento. Se for um equipamento importado vai passar por um processo de desembaraço aduaneiro no porto ou aeroporto. Depois vem a etapa de transporte do compressor até o local onde ele será posteriormente montado. Assim que chegarem suas peças serão armazenadas em condições de preservação, enquanto isso a base de concreto do compressor já estava sendo construída pelo pessoal da civil onde o equipamento será instalado. Depois de instalado na base, este compressor passava por uma série de testes de pré-operação, e por fim estaria pronto para partida dentro do contexto da unidade em conjunto com outros equipamentos auxiliares e que faziam parte do processo. Todas essas tarefas possuem uma duração, um sequenciamento, recursos humanos e de material/equipamentos envolvidos, bem como os respectivos custos associados.

Num cronograma com milhares de linhas e centenas de equipamentos para montar e gerenciar essas informações ficam muito espalhas. É nessa hora que você pode usar os Campos personalizados do Project para agrupar as tarefas de tal forma que a sua localização será fácil e rápida, podendo visualizar todo ciclo de vida de um determinado equipamento no cronograma com poucos cliques! Assim você poderá verificar se não está faltando uma parte do processo, ou ajustar as durações e os recursos envolvidos em cada tarefa para aquele equipamento. É o que chamam por aí de “mão na roda”!

Para isso, abra um cronograma que você deseja criar os campos personalizados. Clique com o botão direito numa coluna qualquer, por exemplo, Duração, e selecione a opção Campos personalizados conforme ilustrado pela figura abaixo:

Como são campos do tipo texto, em Tipo selecione Texto (normalmente essa é a opção que já vem selecionada, mas não custa conferir!)

Depois selecione em Campo os nomes Texto1, Texto2 e Text3, renomeando-os no botão Renomear para Disciplina, Equipamentos e TAG, conforme ilustrado abaixo:

Clique em OK. Não acontecerá nada por enquanto, mas os campos estão lá!

Agora precisamos inserir os campos personalizados no cronograma junto com as outras colunas. Para isso clique com o botão direito do mouse em uma das colunas, por exemplo, sobre a coluna Duração, e escolha Inserir coluna. Localize um dos campos criados: Disciplina. Agora faça a mesma coisa para os outros dois campos.

Ao final das inserções o seu cronograma vai estar com a seguinte aparência:

Agora é só preencher os campos com as informações.

Imagine que agora você desejasse saber todas as tarefas do Compressor K-01 em todo o meu cronograma. Usando os campos personalizados eu localizo essa informação rapidamente através dos filtros. Veja:

Depois aplique os filtros para localizar as informações. Por exemplo, aplicando um filtro no cronograma para o Equipamento Compressor teríamos a seguinte tela.

Ao invés de correr o olho em todo o cronograma para localizar tais informações, agora estamos visualizando praticamente numa só tela todo ciclo de vida do equipamento Compressor no decorrer do cronograma que tem milhares de linhas, inclusive tendo uma visão gráfica no Gantt.

Use e abuse dos campos personalizados!