Exportando Dados do Project para o Excel

Por Marconi Fábio Vieira
PMP, MVP em Project

Às vezes você como planejador ou gerente do projeto precisa compartilhar algumas informações do cronograma do projeto com os integrantes da sua equipe que não possuem o Project instalado em suas máquinas. Então você pode lançar mão de um recurso que o Project possui para compartilhar tais informações. Você não precisa compartilhar todas as informações do cronograma.

Uma situação muito comum para utilização da sequencia de comandos abaixo é quando você deseja obter a participação ou validação dos integrantes da equipe do projeto na elaboração da lista de tarefas, durações e sequenciamento para completar as entregas programadas dentro das respectivas fases.

Para isso utilizando o Microsoft Project, clique no menu Abrir e selecione o arquivo do cronograma que você deseja compartilhar.

Clique no menu Salvar Como

Surgirá a tela abaxo:

Em Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo ou deixe o nome sugerido pelo próprio Project. Normalmente o nome que o Project sugere é o mesmo nome do arquivo aberto, porém este será salva com a extensão .xls.

Na opção Tipo, selecione Pasta de Trabalho do Excel.

Clique no botão Salvar para abrir um assistente conforme tela abaixo.

Leia a mensagem de boa vindas do Assistente para exportação.

Clique no botão Avançar.

Surgirá a tela abaixo.

Aqui você deverá escolher a segunda opção que é Dados selecionados, já que a ideia aqui é exportar apenas algumas informações do seu cronograma.

Se escolher a opção “Modelo de Projeto do Excel” o Assistente importará todas as informações do seu cronograma, incluindo a lista de recuros, informações sobre custos das atividades, etc.

Após escolhido a opção Dados selecionados surgirá a tela abaixo, onde você deverá escolher e mapear quais os campos ou informações do seu cronograma serão exportados para o Excel.

Escolha a opção Novo mapa para criar as configurações dos dados a partir do zero, dessa forma será possível escolher os campos e mapeá-los para o Excel.

Surgirá a tela abaixo:

Como a nossa intenção aqui é apenas compartilhar as tarefas do cronograma com os integrantes da equipe do projeto, selecionaremos somente as opções “Tarefas” e “Incluir cabeçalho ao exportar” (ou seja os títulos dos campos que serão exportados), conforme ilustrado acima.

Clique no botão Avançar. Surgirá a tela abaixo.

É nessa tela que mapearemos os campos ou informações do Project que serão exportadas para o Excel.

Eu sugiro exportar apernas os seguintes campos: ID, Nome, Duracao, Predecessoras e Sucessoras.

Não precisamos neste momento saber as datas de Início e nem as datas de Término das tarefas, primeiro porque o Projec vai defini-las automaticamente através da Duração e do sequenciamento das atividades, e além disso, estamos na fase inicial do planejamento e queremos apenas compartilhar informações ou obter um feedback dos integrantes da equipe do projeto que poderão validar ou sugerir alterações ou inclusões no cronograma a ser exportado.

Agora clique em Avançar. Surgirá a tela abaixo:

Esta é a tela final do Assistente. Clique em Concluir.

Não aparecerá nenhuma tela depois que clicar no botão Concluir, exceto o cronograma que você abriu no início do artigo.

Agora você precisa executar o Microsoft Excel e abrir o arquivo salvo no processo de exportação.

Clique em Arquivo, Abrir e selecione o arquivo.

Surgirá a tela abaixo, onde os integrantes da equipe do projeto poderão avaliar a lista de tarefas sugeridas inicialmente pelo gerente de projetos ou planejador.

Daqui pra frente os recursos da equipe do projeto que não possuem o Project poderão trocar informações com o gerente de projeto através de copiar e colar atividades, economizando tempo.