Trabalhando com Templates on-line do Project

Por Marconi Fábio Vieira
PMP, MVP em Project, MCP
CUE, CUA, CACP Storage Specialist
MPUG Brazil Chapter Leader/Principal Advocate

Num artigo anterior comentei sobre a possibilidade de trabalharmos com templates de cronogramas no Project, facilitando a vida do planejador, que tem um ponto de partida, podendo inclusive economizar algumas horas de planejamento.

Neste artigo vou abordar como utilizar templates on-line do Project que estão disponibilizados gratuitamente no site da Microsoft.

Para acessá-los clique neste link:

http://office.microsoft.com/pt-br/templates/?CTT=97

Chegando lá role até chegar na parte de baixo da tela onde visualizará Pesquisar modelos por produtos”. Clique sobre o ícone Project.

Ou clique neste link direto: http://office.microsoft.com/pt-br/templates/redir/XT102596288.aspx

A maioria dos templates que lá estão disponibilizados é da versão 2007 do Project, mas você encontrará muitos templates da versão 2010, bastando apenas selecionar o filtro da versão à sua esquerda.

Vamos fazer o download de um template bem interessante chamado “Opções tecnológicas e conformidade SOX”. Este modelo está logo na primeira página um pouco abaixo à sua direita. Clique sobre este modelo para ser redirecionado para outra página. Chegando lá clique em Download (botão verde ou sobre o link). Ao clicar aparecerá um botão para aceitar o Contrato de Serviço da Microsoft. Atente-se neste ponto para a mensagem que a Microsoft exibe na tela dizendo que é necessário habilitar os cokies do seu navegador para continuar o download. Clique em Aceitar. Faça a rápida instalação de um Controle ActiveX Office Template Media dizendo Yes ou Sim a pergunta. Surgirá a tela do template novamente. Clique em Download. Surgirá uma pequena janela na sua tela e logo em seguida uma janela Salvar Como para você selecionar o nome e em qual diretório o arquivo será salvo. Para facilitar deixe na pasta padrão que é Microsoft Modelos e o nome do arquivo que é “SOX compliance and technology options”. Clique em Salvar. Neste momento o Project abrirá automaticamente com o modelo já carregado. Se surgir uma mensagem sobre Anotação ou Nota clique em Não e leia o texto explicativo sobre o SOX que diz:

“A conformidade com a Seção 404 da Sarbanes-Oxley obrigou a maior parte das empresas que reportam resultados financeiros, após 15 de novembro de 2004, a obter de um auditor externo um certificado da eficiência de seus controles internos. Algumas empresas, em um esforço para cumprir o prazo, colocaram em prática controles não otimizados e que exigiam muito trabalho a fim de atender aos requisitos regulamentares básicos. Agora, muitas dessas empresas estão analisando os controles colocados em prática e avaliando opções tecnológicas potenciais em um esforço para que o atendimento a estes requisitos regulatórios seja feito de modo menos manual e mais eficiente. Este modelo aborda as atividades gerais que compõem esse processo. Este projeto pressupõe que a organização já esteja em conformidade com a SOX.”

Para finalizar o carregamento do template clique em OK. Agora você deve observar a estrutura que já está pronta e verificar o que vai aproveitar ou não. Mas antes de apagar alguma tarefa, aconselho ler todo modelo, prestando atenção nas fases (tarefas resumo), nas tarefas, seu sequenciamento e durações, bem como os recursos alocados.

Acesse a planilha de recursos no menu “Exibir”, opção “Planilha de recursos”, e veja como vários departamentos e pessoas do alto escalão da empresa devem estar envolvidos neste tipo de projeto: Empresa de Auditoria Externa, Diretor Financeiro Contábil, Diretor/Gerente de TI, Equipe de Aplicativos de TI, Equipe de Rede e Infra-estrutura de TI, Diretores/Gerentes Operacionais, Equipe de Conformidade SOX e Diretor de Auditoria Interna.

Neste site existem dezenas, senão centenas de templates. Visite regularmente o site da Microsoft para atualizações.