É uma série de entrevistas sobre tópicos de gestão de riscos.

Vale a pena conferir, assistir e aprender com o Dr.!

http://www.youtube.com/user/RiskDoctorVideo

Quando for adquirir algum produto da Apple, lembre-se dessa parceria! e, se possível, dê a preferência pra gente!

1) o excessivo tempo para transformar uma atividade de planejamento em uma atividade de implementação e

2) o excessivo tempo para relatar que as tarefas foram completadas entre os sistemas operacionais e sistemas de gestão de projetos, atrasando a iniciação de atividades subsequentes.

Ambos os desafios existem hoje em dia devido à falta de integração entre os sistemas de gestão de projetos e sistemas operacionais.

Um conector anunciado pela Expit  é o primeiro de uma série de produtos planejados para enfrentar esses desafios.

A Expit desenvolveu um plugin/conector que permite a troca de informações entre o Project Server 2010 e o System Center Service Manager.

O conector permite aos usuários do Project Server converter as tarefas de projeto em tickets no Service Manager diretamente do Project Server ou do Project Professional que estiverem conectados ao Project Server.

Adicionalmente, o conector também atualiza as tarefas do projeto para refletir o status do ticket no Service Manager e marca as tarefas como completas assim que os tickets estiverem fechados.

Maiores informações e download para experimentar em ambiente de teste acesse o site: www.expit.com

Fonte: http://blogs.msdn.com/b/chrisfie/

O Microsoft Visio 2010 WBS Modeler permite gerar um cronograma para o Project a partir de uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) com elementos visuais criada no Visio. Esta prática está alinhada com as melhores práticas de gestão de projetos.

Pré-requisitos: ter o Microsoft Visio 2010 e o Project Professional 2010 instalados no seu computador.

Para fazer o download deste Add-in acesse o link: http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=26229

Chegando lá faça o download também do “User Guide” para maiores informações sobre o Add-in.

Instalando o Microsoft Visio 2010 WBS Modeler

Escolha o download da plataforma do seu Visio (X86 ou X64). Clique sobre o botão Download e quando perguntado se deseja salvar ou executar, como é um pequeno aplicativo, escolha Excutar. Surgirá em seguida a tela:

Clique em Next

Agora escolha o diretório onde será instalado o Add-in ou deixe o diretório default apresentado conforme tela abaixo:

Clique em Next.

Clique em Next novamente para confirmar a instalação.

Aguarde a instalação e finalize clicando em Close.

Agora abra o Visio para conferir a disponibilidade do novo recurso, conforme tela abaixo:

Clique na pasta Add-ins, conforme ilustração abaixo:

Dê duplo clique em WBS Modeler.

Vamos agora criar a nossa EAP.

De acordo com as melhores práticas de gestão de projetos uma EAP deve ser dividida em níveis. Primeiro defina o nível zero da sua EAP que normalmente é o nome do Projeto. Arraste a forma “Element” da esquerda para direita, conforme mostrado abaixo.

Despois defina o Nível 1 que costumam ser os nomes das fases do seu projeto. Para isso clique com o botão direto do mouse sobre o retângulo com o nome do projeto e selecione “Add Child elements”. Abrirá uma janelinha onde você poderá digitar todas as fases de uma só vez, pressionando Ctrl + Enter ao final de cada linha. Agora clique em OK para que as fases sejam geradas e associadas ao nível zero. Veja na ilustração abaixo todo cenário.

Depois defina as entregas de cada fase usando o mesmo processo acima.

Atenção: cuidado para não confundir atividades com entregas. As atividades, como o próprio nome já diz, são atividades que você e sua equipe vão realizar para gerar as entregas (produtos ou serviços) do projeto. As atividades serão detalhadas lá no Project após o processo de importação que veremos a seguir:

Ainda com o Visio aberto, selecione a guia/aba WBS Modeler e clique na opção Export, conforme tela abaixo:

Agora dê um nome para a sua EAP. Repere que agora será um arquivo do tipo .mpp, ou seja, que é nativo e pode ser lido pelo Project.

Depois surgirá uma pergunta importante, perguntando se você deseja conectar (ou linkar) estes dois arquivos. Diga sim se você quiser que toda vez que fizer alterações no Visio as alterações sejam refletidas no Project.

O Project será aberto com a EAP em forma de cronograma inicial, onde a partir daí você poderá fazer o detalhamento.

Neste artigo vamos aprender como gerar um relatório visual chamado “Disponibilidade de Recursos” a partir do Project Professional 2010 e exibi-lo no Visio 2010. Ao término, analisaremos algumas informações como a quantidade de trabalho, a disponibilidade restante dos recursos e os custos de alocação total dos mesmos. As informações serão exibidas num novo formato visual.

Pré-requisitos: ter o Microsoft Project Professional 2010 e o Microsoft Visio 2010 instalados na sua máquinas.

Excute o Project Professional 2010. Abra o cronograma que será utilizado para gerar o relatório visual. Agora na guia/aba Projeto clique em Relatórios Visuais, conforme ilustração abaixo:

Agora para exibirmos apenas a lista de relatórios do Microsoft Visio, desmarque a opção Microsoft Excel em “Mostrar modelos de relatórios criados em:”. Selecione a opção Relatório de Disponibilidade de Recurso, conforme ilustrado abaixo.

Clique no botão Exibir e repare as mensagens que o Project exibirá nesta janela, pois ele coleta os dados e constrói cubos OLAP para montar o relatório.

O Microsoft Visio será aberto com o relatório visual criado. Agora você poderá ajustar o zoom e adicionar outras informações ao relatório como, por exemplo, o custo dos recursos, conforme ilustração abaixo.

Além deste relatório gere também os outros relatórios visuais entre as duas ferramentas como: Fluxo de Caixa, de Linha de Base, de Status da Tarefa, de Status das Tarefas Críticas e de Status do Recurso, para explorar outras formas visuais de relatórios.

Imagine um cronograma com milhares de tarefas? Agora imagine encontrar uma determinada tarefa no meio deste emaranhado de informações.

O Project tem um recurso que se chama Campos personalizados. Este campo personalizado pode ser inserido no seu cronograma com intuito de agrupar tarefas pertencentes a mesma disciplina. Dessa forma você pode, por exemplo, verificar num cronograma de milhares de linhas somente aquelas que lhe interessar, através do filtro de um ou vários campos personalizados.

Num projeto que trabalhei recentemente utilizamos vários campos personalizados, dentre eles três campos chamados Disciplina, Equipamento e TAG, que nos ajudavam muito na rápida localização de tarefas e principalmente do sequenciamento delas no decorrer de todo o cronograma. Era um projeto que envolvia a construção de unidades de processo na indústria petroquímica e havia muitas interfaces com disciplinas de engenharia e outras como Processo, Civil, Elétrica, Instrumentação, Planejamento, Máquinas, Projeto, Suprimentos, Construção e Montagem, Condicionamento, Pré-Operação e Partida.

Na prática tínhamos uma sequencia de tarefas que eram específicas para os equipamentos que seriam montados para a unidade de processo, por exemplo, um compressor. Uma das primeiras tarefas seria a obtenção do projeto deste equipamento com as especificações e desenhos do fabricante do mesmo, após aprovados o setor de suprimentos vai gerenciar a compra deste equipamento. Se for um equipamento importado vai passar por um processo de desembaraço aduaneiro no porto ou aeroporto. Depois vem a etapa de transporte do compressor até o local onde ele será posteriormente montado. Assim que chegarem suas peças serão armazenadas em condições de preservação, enquanto isso a base de concreto do compressor já estava sendo construída pelo pessoal da civil onde o equipamento será instalado. Depois de instalado na base, este compressor passava por uma série de testes de pré-operação, e por fim estaria pronto para partida dentro do contexto da unidade em conjunto com outros equipamentos auxiliares e que faziam parte do processo. Todas essas tarefas possuem uma duração, um sequenciamento, recursos humanos e de material/equipamentos envolvidos, bem como os respectivos custos associados.

Num cronograma com milhares de linhas e centenas de equipamentos para montar e gerenciar essas informações ficam muito espalhas. É nessa hora que você pode usar os Campos personalizados do Project para agrupar as tarefas de tal forma que a sua localização será fácil e rápida, podendo visualizar todo ciclo de vida de um determinado equipamento no cronograma com poucos cliques! Assim você poderá verificar se não está faltando uma parte do processo, ou ajustar as durações e os recursos envolvidos em cada tarefa para aquele equipamento. É o que chamam por aí de “mão na roda”!

Para isso, abra um cronograma que você deseja criar os campos personalizados. Clique com o botão direito numa coluna qualquer, por exemplo, Duração, e selecione a opção Campos personalizados conforme ilustrado pela figura abaixo:

Como são campos do tipo texto, em Tipo selecione Texto (normalmente essa é a opção que já vem selecionada, mas não custa conferir!)

Depois selecione em Campo os nomes Texto1, Texto2 e Text3, renomeando-os no botão Renomear para Disciplina, Equipamentos e TAG, conforme ilustrado abaixo:

Clique em OK. Não acontecerá nada por enquanto, mas os campos estão lá!

Agora precisamos inserir os campos personalizados no cronograma junto com as outras colunas. Para isso clique com o botão direito do mouse em uma das colunas, por exemplo, sobre a coluna Duração, e escolha Inserir coluna. Localize um dos campos criados: Disciplina. Agora faça a mesma coisa para os outros dois campos.

Ao final das inserções o seu cronograma vai estar com a seguinte aparência:

Agora é só preencher os campos com as informações.

Imagine que agora você desejasse saber todas as tarefas do Compressor K-01 em todo o meu cronograma. Usando os campos personalizados eu localizo essa informação rapidamente através dos filtros. Veja:

Depois aplique os filtros para localizar as informações. Por exemplo, aplicando um filtro no cronograma para o Equipamento Compressor teríamos a seguinte tela.

Ao invés de correr o olho em todo o cronograma para localizar tais informações, agora estamos visualizando praticamente numa só tela todo ciclo de vida do equipamento Compressor no decorrer do cronograma que tem milhares de linhas, inclusive tendo uma visão gráfica no Gantt.

Use e abuse dos campos personalizados!

É muito comum nas fases iniciais do planejamento gerar várias versões de cronogramas, ou seja, diferentes arquivos com alterações sutis ou profundas na lista de tarefas. Isso acontece com mais frequência se não estivermos num ambiente EPM, ou seja, conectado a um Project Server, onde salvamos as informações dos cronogramas em banco de dados.

O Project tem um recurso interessante que lhe permite comparar as diferenças entre os arquivos e apresenta-las de maneira bem visual para você verificar o que mudou de uma versão para outra.

Para isso execute o Project Professional 2010 e abra o primeiro arquivo a ser comparado.

Agora acesse a guia/aba Projetos e clique à sua direita no botão Comparar Projetos, conforme ilustrado abaixo:

Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão Procurar e selecione o segundo arquivo a ser comparado.

Antes de clicar no botão OK repare a mensagem “Para cada coluna nas tabelas especificadas, o relatório exibirá uma coluna com os dados das duas versões e outra mostrando a diferença entre os valores”.

Clique então no botão OK. Surgirá a seguinte tela, onde você vai poder agora comparar o que está diferente entre as duas versões dos cronogramas, como por exemplo o que foi incluído em um cronograma em relação às tarefas, o que mudou em relação as datas de início ou término do projeto.

E, além disso, você poderá comparar as diferenças entre os recursos de um projeto e de outro, conforme ilustrado abaixo.

É um recurso que ajuda o planejador nas fases iniciais do planejamento a definir qual a melhor versão de cronograma será utilizada.

Às vezes você como planejador ou gerente do projeto precisa compartilhar algumas informações do cronograma do projeto com os integrantes da sua equipe que não possuem o Project instalado em suas máquinas. Então você pode lançar mão de um recurso que o Project possui para compartilhar tais informações. Você não precisa compartilhar todas as informações do cronograma.

Uma situação muito comum para utilização da sequencia de comandos abaixo é quando você deseja obter a participação ou validação dos integrantes da equipe do projeto na elaboração da lista de tarefas, durações e sequenciamento para completar as entregas programadas dentro das respectivas fases.

Para isso utilizando o Microsoft Project, clique no menu Abrir e selecione o arquivo do cronograma que você deseja compartilhar.

Clique no menu Salvar Como

Surgirá a tela abaxo:

Em Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo ou deixe o nome sugerido pelo próprio Project. Normalmente o nome que o Project sugere é o mesmo nome do arquivo aberto, porém este será salva com a extensão .xls.

Na opção Tipo, selecione Pasta de Trabalho do Excel.

Clique no botão Salvar para abrir um assistente conforme tela abaixo.

Leia a mensagem de boa vindas do Assistente para exportação.

Clique no botão Avançar.

Surgirá a tela abaixo.

Aqui você deverá escolher a segunda opção que é Dados selecionados, já que a ideia aqui é exportar apenas algumas informações do seu cronograma.

Se escolher a opção “Modelo de Projeto do Excel” o Assistente importará todas as informações do seu cronograma, incluindo a lista de recuros, informações sobre custos das atividades, etc.

Após escolhido a opção Dados selecionados surgirá a tela abaixo, onde você deverá escolher e mapear quais os campos ou informações do seu cronograma serão exportados para o Excel.

Escolha a opção Novo mapa para criar as configurações dos dados a partir do zero, dessa forma será possível escolher os campos e mapeá-los para o Excel.

Surgirá a tela abaixo:

Como a nossa intenção aqui é apenas compartilhar as tarefas do cronograma com os integrantes da equipe do projeto, selecionaremos somente as opções “Tarefas” e “Incluir cabeçalho ao exportar” (ou seja os títulos dos campos que serão exportados), conforme ilustrado acima.

Clique no botão Avançar. Surgirá a tela abaixo.

É nessa tela que mapearemos os campos ou informações do Project que serão exportadas para o Excel.

Eu sugiro exportar apernas os seguintes campos: ID, Nome, Duracao, Predecessoras e Sucessoras.

Não precisamos neste momento saber as datas de Início e nem as datas de Término das tarefas, primeiro porque o Projec vai defini-las automaticamente através da Duração e do sequenciamento das atividades, e além disso, estamos na fase inicial do planejamento e queremos apenas compartilhar informações ou obter um feedback dos integrantes da equipe do projeto que poderão validar ou sugerir alterações ou inclusões no cronograma a ser exportado.

Agora clique em Avançar. Surgirá a tela abaixo:

Esta é a tela final do Assistente. Clique em Concluir.

Não aparecerá nenhuma tela depois que clicar no botão Concluir, exceto o cronograma que você abriu no início do artigo.

Agora você precisa executar o Microsoft Excel e abrir o arquivo salvo no processo de exportação.

Clique em Arquivo, Abrir e selecione o arquivo.

Surgirá a tela abaixo, onde os integrantes da equipe do projeto poderão avaliar a lista de tarefas sugeridas inicialmente pelo gerente de projetos ou planejador.

Daqui pra frente os recursos da equipe do projeto que não possuem o Project poderão trocar informações com o gerente de projeto através de copiar e colar atividades, economizando tempo.

Este artigo vai mostrar um passo ilustrado de como criar uma conta para acessar o Project Server.

A partir da versão do seu Windows, clique em Iniciar

Depois em Todos os Programas

Selecione agora Microsoft Office

Depois Ferramentas do Microsoft Office

Agora clique em Microsoft Office Project Server

Surgirá a seguinte janeja:

Clique no botão Adicionar

Surgirá a seguinte tela:

Em Nome da conta digite o seu nome.

Em URL do Project Server digite o endereço do servidor que está instalado na sua rede. Solicite essa informação ao administrador da sua rede. Este endereço deve começar com https:// e logo em seguida o nome do servidor.

Em Ao conectar, selecione “Usar conta de usuário do Windows”.

Ative a última opção dessa janela que é “Definir como conta padrão”.

Clique no botão OK.

Surgirá a tela a seguir com a sua conta criada.

Agora selecione a opção Ao iniciar “Controlar estado da conexão manualmente”, dessa forma ao abrir o Project Professional você terá a liberdade de escolher se quer ou não trabalhar no modo conectado ao servidor Project Server.

No modo desconectado você vai poder salvar os seus cronogramas em forma de arquivos. Para isso escolha em Perfil a opção Computador e clique no botão OK.

Mas se quiser trabalhar no modo conectado ao servidor você deverá escolher em Perfil o nome da conta que você criou acima.

Só lembrando que ao trabalhar no modo conectado ao servidor Project Server todas as informações do seu cronograma serão salvas em banco de dados SQL.

Observação: se na opção Ao iniciar acima você escolher “Detectar estado da conesão automaticamente”, por default, você será conectado ao servidor Project Server.

Excluindo a conta de conexão ao Project Server

Para excluir a conta repita os seguintes passos:

A partir da versão do seu Windows, clique em Iniciar

Depois em Todos os Programas

Selecione agora Microsoft Office

Depois Ferramentas do Microsoft Office

Agora clique em Microsoft Office Project Server

Surgirá a seguinte janeja:

Selecione a conta criada e clique no botão Remover.

Surgirá a janela:

Clique em OK.

Agora clique em OK para finalizar.

Existe uma solução da Palisade chamada @Risk para Project muito interessante que pode ser utilizada em conjunto com o Microsoft Project Professional para fazer análises de riscos dos cronogramas dos projetos.

Estas ferramentas usadas em conjunto auxiliam os gerentes de projetos “a perceber os efeitos da incerteza, a comunicar prognósticos realistas sobre os projetos e a alocar recursos eficientemente”.

O aplicativo @RISK para Project utiliza em seu algoritmo a simulação de Monte Carlo para apresentar muitos possíveis resultados no seu cronograma, informando-lhe a probabilidade de sua ocorrência, como por exemplo, se a data de término do projeto é factível. Isto significa que você terá um cenário mais realista do seu cronograma, determinando quais tarefas são mais importantes e assim gerenciar os riscos de maneira mais adequada. Utilizando várias simulações o @RISK “pode prever o futuro” junto com Project, ajudando-lhe na escolha da melhor estratégia de análise do seu cronograma.

Uma das vantagens da técnica de simulação de Monte Carlo está na quantidade de possíveis resultados que ela cria. Rodando apenas uma simulação, @RISK para Project faz com que seu cronograma passe a representar milhares de resultados possíveis ao invés de apenas um. Com @RISK para Project, você pode responder a perguntas como, “Qual é a probabilidade de se atingir determinado marco no prazo e com orçamento menor do que o previsto?” ou “Quais são as chances de que determinada fase do projeto seja completada até determinado dia?”.

O @RISK para Project vem com vários tipos de gráficos para apresentar os resultados das simulações, onde você poderá interpretá-los e comunicar a outras partes interessadas. Por exemplo, o Gráfico de Gantt do @RISK lhe permite visualizar os resultados de simulação diretamente no Gráfico de Gantt original do Project. Histogramas e curvas cumulativas mostram a probabilidade de ocorrência de diferentes resultados.

O “Project Management Institute” (PMI) recomenda ferramentas de software de simulação Monte Carlo tais como o @RISK para Project para análises de risco quantitativas.

Respaldada pelo PMI e em conjunto com o Microsoft Project Professional, o @Risk para Project vem demonstrando ser uma excelente ferramenta de apoio para os gerentes de projetos realizarem análises de riscos em seus cronogramas.

Outro ponto que devo ressaltar é que a Palisade já tem uma filial no Brasil, tornando o suporte mais acessível e fornecendo treinamentos e seminários da ferramenta em nosso idioma!

Maiores informações sobre a Palisade e outras soluções na área de gestão de riscos acessem: http://www.palisade-br.com/

Eis aí duas ferramentas que vale a pena investir e utilizá-las em conjunto! Tive a oportunidade de utilizá-las “em dobradinha” numa grande empresa de Petróleo e Gás. Por isso eu as recomendo!

Confira abaixo algumas telas do @Risk para Project: