Gerenciando projetos de TI de sucesso com Agile.
Embora a aplicação do gerenciamento de projetos não seja nova, o advento das “abordagens” ou filosofias de gerenciamento de projetos levou a melhorias significativas na qualidade dos projetos entregues e no próprio processo geral de gerenciamento de projetos.
Já se foram os dias em que uma planilha do Excel, reuniões de trabalho em andamento (WIP) e a confiança nos programas do Microsoft Office eram ferramentas de gerenciamento de projetos de TI suficientes.
Agora estamos sem escolha com um número crescente de metodologias disponíveis para manter até mesmo os projetos mais complexos no caminho e dentro do orçamento, enquanto permite que melhorias sejam feitas que podem ficar fora do escopo original.
Mas quando se trata de escolher a metodologia de gerenciamento de projetos certa para o seu negócio, há muitos fatores que entram em jogo – como o tipo de trabalho que você produz e o setor em que você (ou seu cliente) está. Hoje, queremos nos concentrar em uma metodologia que para nós da Makeen tem sido crítica no gerenciamento bem-sucedido de nossos projetos de tecnologia: Agile.
Conheça o Agile.
Um projeto de TI raramente é tocado por apenas uma pessoa. Desde o gerente de projeto supervisionando o fluxo de trabalho até o desenvolvedor de back-end, uma abordagem colaborativa é a chave – e com a colaboração vem a comunicação aberta e o compartilhamento de ideias.
Uma abordagem fixa e tradicional de gerenciamento de projetos depende do escopo inicial a ser entregue e o orçamento e o cronograma dependerão disso. Mas e se surgir uma ideia inesperada que pode resultar em um produto mais bem-sucedido – mas o cronograma ou o orçamento não permitem isso? O aumento do escopo se instala ou (potencialmente pior) a ideia nem chega a acontecer.
Em nossa opinião, os projetos mais bem-sucedidos são aqueles que são responsivos e permitem mudanças ao longo do caminho – e é aí que reside a principal diferença entre a metodologia Agile e os métodos mais convencionais de gerenciamento de projetos de TI.
Uma nova abordagem para gerenciamento de projetos.
Para explicar melhor o Agile, precisamos compará-lo a uma metodologia tradicional de gerenciamento de projeto – vamos pegar o Waterfall, como exemplo.
Waterfall (cascata) é um modelo de gerenciamento de projeto linear que depende de uma fase a ser concluída em sequência antes que outra possa começar. Embora os prazos possam ser confiáveis e não (deveria haver!) Nenhuma surpresa assustadora com o custo, há rigidez nessa abordagem. As mudanças não podem ser facilmente implementadas e os projetos de longo prazo podem ter dificuldade em permanecer no caminho certo.
O Agile, por outro lado, oferece maior flexibilidade, tornando-o adequado para projetos em andamento de natureza complexa. Conforme explicado pela Agile Alliance (leia mais aqui https://www.agilealliance.org/agile101/), Agile é um termo abrangente para “um conjunto de estruturas e práticas baseadas nos valores e princípios expressos no Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software e os 12 princípios por trás disso ”. Em essência, é uma abordagem mais realista de como os projetos com muitos componentes devem ser gerenciados.
Os quatro valores que sustentam o Agile são:
- Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas
- Produto funcionando sobre documentação abrangente
- Colaboração do cliente sobre negociação do contrato
- Respondendo à mudança sobre seguir um plano
É importante observar que a metodologia Agile não sugere que toda documentação, contratos ou planos devam ser desconsiderados ou jogados fora com o lixo; em vez disso, o foco de um projeto deve ser a colaboração, flexibilidade e capacidade de resposta – e quando esses valores são respeitados, as empresas podem esperar aumento da produtividade e resultados de maior qualidade.
O que há em um framework?
Os valores acima e seus princípios associados formam a base da metodologia Ágil, mas para ser implementado com sucesso, uma estrutura ou sistema precisa ser implementado. As três opções mais utilizadas são:
Scrum (usado por Netflix, Adobe, Amazon e Apple)
Scrum funciona bem para projetos complexos de grande escala que dependem de várias tarefas para serem acionados da forma mais rápida e eficiente possível. Os projetos são divididos em tarefas gerenciáveis, ou “sprints”, que são monitorados em Scrums (reuniões) diárias. A regularidade dos Scrums permite feedback e colaboração contínuos, e como cada membro da equipe tem sprints claramente definidos, o Scrum promove uma cultura de transparência. Por outro lado, as desvantagens a serem observadas incluem um tamanho de equipe ideal para fazer o trabalho (mínimo de três, máximo de nove / dez) e a necessidade de um ou mais membros da equipe ter a experiência certa para fornecer feedback significativo.
Kanban (usado por Zara, Spotify, Pixar e Toyota)
Os membros da equipe em um ambiente Kanban Agile estão em todo o fluxo de trabalho de um projeto em tempo real por meio de um quadro Kanban. O quadro – que pode ser tão literal quanto um quadro branco ou um programa de software – forma a base da estrutura Kanban, com itens de trabalho associados a um projeto e seu status podendo ser visualizados em um relance. Considerada uma estrutura ideal para negócios novos no Agile, é importante observar que Kanban corre o risco de complicar demais um projeto – então os membros da equipe ainda podem precisar de um WIP para minimizar a confusão.
Extreme Programming (XP) (Usado pela IBM, Ford Motor)
Popular entre os desenvolvedores de software, o XP permite que as equipes produzam resultados de alta qualidade, permitindo que as alterações do cliente sejam implementadas em todo o processo. Isso é habilitado devido ao nível de teste realizado, frequência de lançamentos e um canal aberto de comunicação entre o cliente e o desenvolvedor. Embora muitos programadores possam achar a ideia de contato direto com o cliente enervante, a metodologia XP depende muito do respeito mútuo para que funcione – e reuniões diárias agendadas “em pé” devem reduzir a ocorrência de solicitações ad hoc.
Então, devo escolher o Agile?
Não existem dois negócios ou culturas iguais – portanto, saber se o Agile é certo para sua organização só pode ser determinado por você e seus stakeholders. Mas para guiá-lo em sua tomada de decisão, vários fatores a serem levados em consideração incluem:
- Como é a estrutura organizacional; permite que os indivíduos trabalhem em equipes menores sem depender daqueles em posições de liderança?
- Os tipos de projetos de TI que você produz permitem a colaboração interna e externamente?
- A cultura do seu local de trabalho ou equipe é flexível por natureza e os indivíduos estão abertos a mudanças?
- O Agile e a estrutura escolhida permitirão que as pessoas entreguem o melhor trabalho possível?
Pensamentos finais
Makeen tem orgulho de ser um fornecedor de tecnologia com um pipeline de projetos saudável – e sabemos que nosso sucesso é construído em nossa abordagem colaborativa para o nosso trabalho. A metodologia Agile é adequada aos tipos de projetos que desenvolvemos, à cultura da empresa Makeen e, como tal, temos sido um local de trabalho Agile por algum tempo – com Scrum nossa estrutura de escolha. Os membros da equipe são claros sobre seus resultados, as apresentações diárias mantêm a equipe inteira na mesma página e as demonstrações regulares do sprint permitem que nossos clientes forneçam feedback instantâneo. Não podemos avaliar o suficiente! Mas, embora saibamos que é certo para nós, o Agile pode não ser certo para outros – por isso, é importante que as empresas que estão considerando esta abordagem realizem a devida diligência antes de dar o salto.
Tradução livre e voluntária. Fonte: Makeen.